Tin Tức Ngày 14/8/2020 09:52

Bài 2. Văn hóa hội họp

Ts. Tô Khánh Toàn – Chủ tịch HĐTV VietinBank Leasing

 

      Họp là một trong những cách thức giải quyết công việc thông qua đó người đứng đầu đơn vị thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành giải quyết các công việc. Do đó, họp là công việc diễn ra thường xuyên và quan trọng trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, để cuộc họp diễn ra thành công không hề đơn giản, nó đòi hỏi mỗi thành viên tham dự cuộc họp đều phải tuân thủ các quy tắc và chuẩn mực nhất định, đó là văn hóa hội họp.

      Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét tác phong, hình ảnh, tinh thần làm việc chuyên nghiệp, văn minh nơi công sở của từng thành viên nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, để cùng xây dựng văn hóa hội họp một cách hiệu quả, chuyên nghiệp, cán bộ VietinBank Leasing luôn ghi nhớ và thực hiện tốt những nội dung sau:

      1. Chuẩn bị kĩ nội dung trước khi họp

      Theo thống kê, khâu chuẩn bị nội dung trước khi họp quyết định đến 80% kết quả cuộc họp. Do đó, trên cơ sở nội dung cuộc họp đã được người tổ chức thông báo, cán bộ cần chuẩn bị kĩ lưỡng nội dung liên quan đến nội dung họp: chuẩn bị trước tài liệu bằng văn bản hoặc slide, các vật dụng cần thiết và các thông tin cần đưa ra trao đổi trong cuộc họp, lường trước tất cả các tình huống có thể diễn ra trong cuộc họp và xây dựng các giải pháp cho từng tình huống giả định để khi xảy ra bất kì tình huống nào, kịch bản nào thì ngay lập tức người họp có thể đưa ra được giải pháp tương ứng để ứng phó. Nếu người họp không chuẩn bị nội dung trước khi họp, khi hỏi đến nội dung nào người họp cũng không nắm được, khi người chủ trì cần đưa ra giải pháp lúc đó người họp mới nghĩ thì chắc chắn khó có thể tối ưu, thậm chí nếu ai cũng không chuẩn bị thì có thể cuộc họp sẽ bị kéo dài rất lâu hoặc phải tổ chức thêm các cuộc họp khác mới thống nhất được phương án. Điều này sẽ gây lãng phí rất nhiều thời gian và hiệu quả công việc không cao. Vấn đề này luôn có thể xảy ra cả với người chủ trì và người họp, đó chính là lãng phí cơ hội cần thiết cho quyết định cuộc họp không hiệu quả.

      2. Luôn đúng giờ

      Đúng giờ là yếu tố cần thiết trong mọi cuộc họp, bạn có thể đến sớm hơn nhưng nhất định không được đến muộn. Thông thường bạn nên có mặt tại cuộc họp trước ít nhất 5 phút, điều này sẽ giúp bạn có thời gian để ổn định chỗ ngồi, không bị tâm trạng vội vàng, lúng túng khi cuộc họp chuẩn bị bắt đầu.

     Đến muộn là một điều đặc biệt tối kị, việc bạn đến muộn không những thể hiện sự thiếu lịch sự, tôn trọng người khác, làm gián đoạn cuộc họp mà còn làm mất đi hình ảnh cá nhân của chính mình. Trong trường hợp bạn đến muộn hoặc không tham dự được thì cần thông báo cho người tổ chức ngay khi có thể và trước khi bắt đầu cuộc họp. Nếu bạn đến muộn, hãy nhanh chóng ngồi vào chỗ và không làm ảnh hưởng đến những người xung quanh.

      3. Trang phục phù hợp

     Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, bởi đây là cách gián tiếp thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp. Trang phục yêu cầu phải gọn gàng, lịch sự, không lòe loẹt, các phụ kiện đi kèm phải nhã nhặn và nhỏ nhắn, đeo giày hoặc dép quai hậu, không đi dép lê, đầu tóc gọn gàng.

      4. Văn hóa ứng xử trong khi diễn ra cuộc họp

      Giữ yên lặng, không gây ồn ào, không đọc báo, lướt mạng, chơi game trong thời gian họp, không gây tiếng động bất thường, điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung/ im lặng hoặc nên tắt máy nếu là cuộc họp có tính chất quan trọng. Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, chỉ nghe điện thoại khi thoả mãn 2 điều kiện: người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu và không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu. Nếu buộc phải nghe điện thoại trong khi họp thì phải xin phép chủ tọa ra ngoài nghe và nên quay trở lại cuộc họp trong vòng 5 phút không nên nói chuyện điện thoại quá lâu.

      Giữ yên lặng không có nghĩa là không nói gì trong cuộc họp, bạn cần loại bỏ tư tưởng “Thứ nhất ngồi ì, thứ nhì đồng ý”. Nhiều người vì các lý do khác nhau như ngại phát biểu quan điểm cá nhân, sợ phát biểu sẽ bị đánh giá hoặc sợ sẽ phát sinh xung đột… mà không thể hiện ý kiến của mình. Điều này sẽ làm cho cuộc họp không đạt được mục đích đồng thời lãng phí thời gian một cách vô ích. Người chủ trì triệu tập cuộc họp với mong muốn được lắng nghe các ý kiến từ phía bạn để có thể tìm ra và lựa chọn các giải pháp phù hợp cho từng tình huống, từng thời kì cụ thể, bởi vậy đừng bao giờ đi họp với một cái đầu rỗng tuếch, không biết phát biểu gì cũng như không bao giờ đưa ra được các giải pháp hữu hiệu nào để giải quyết vấn đề đang họp.

      Luôn chú ý lắng nghe người khác nói, ghi chép lại các nội dung quan trọng, không ngắt lời người khác khi đang phát biểu hoặc thuyết trình. Muốn bày tỏ ý kiến, quan điểm thì cần phát tín hiệu và chờ chủ tọa đồng ý mới được phép phát biểu, tuyệt đối tuân theo sự điều hành của chủ tọa. Trong cuộc họp có thể xảy ra những tranh luận, những ý kiến trái chiều. Tuy nhiên, thái độ tôn trọng, bình tĩnh và phát biểu từ tốn là nên làm và cần thiết phải làm.

      Khi đặt và trả lời câu hỏi cần ngắn gọn, xúc tích, đi thẳng vào vấn đề. Nếu phải trình bày bằng slide thì không nên trình chiếu quá dài khiến người theo dõi mệt mỏi và không tập trung vào các nội dung chính.

      Cuối cùng, bạn cần tham dự hội họp từ đầu đến cuối, không nên bỏ họp giữa chừng có như vậy bạn mới nắm được toàn bộ nội dung cuộc họp từ đó mới có thể triển khai công việc một cách hiệu quả.

     Trong thời gian tới, với sự chuyển mình mạnh mẽ của Công ty sau khi có đối tác nước ngoài góp vốn thì tiêu chuẩn về văn hóa doanh nghiệp nói chung và văn hóa hội họp nói riêng sẽ ngày càng được nâng cao và coi trọng. Vì vậy, mỗi cán bộ VietinBank Leasing cần có ý thức thực hiện tốt văn hóa doanh nghiệp, trong đó có văn hóa hội họp để giúp cho các cuộc họp diễn ra thực sự có kết quả, góp phần xây dựng hình ảnh một VietinBank Leasing hoạt động văn minh, chuyên nghiệp, hiệu quả.